Hoe om 'n vergaderingsagenda te skryf: 5 items wat u altyd moet insluit
Die sleutel tot 'n effektiewe formele vergadering is 'n deurdagte agenda. As u vooraf voorberei deur vooraf 'n agenda te skryf met gedetailleerde inligting oor die vergadering, bespaar u nie net tyd vir almal wat betrokke is nie, maar die uitkoms sal waarskynlik 'n sukses wees.
Hier is 5 items wat u altyd moet insluit by die opstel van 'n effektiewe vergaderingsagenda:
5. Definieer die ontmoetingsdoelwit. (Of doelwitte)
Dit is moontlik die belangrikste deel van die agenda. Dit spesifiseer die doel van die vergadering en die uitslag of besluit wat u aan die einde wil bereik. Dit stel alle betrokkenes in staat om 'n duidelike begrip te hê van wat u probeer bereik en waarom hul deelname waardeer word.
As die agenda insluit dat u met die doel begin, is u meer gefokus op die eindresultaat. terwyl u die res van die vergaderingsagenda skep, verbeter u die doeltreffendheid van u vergadering nog voordat dit begin.
4. Skets 'n lys met vergaderingsagenda vir bespreking
Sodra die doel van die vergadering bepaal is, berei u voor vir die vergadering met 'n lys van belangrike onderwerpe vir bespreking.
Elke besprekingsonderwerp moet help om die ontmoetingsdoelwit te bereik. Die lys kan kort wees, maar moet gedetailleerd genoeg wees sodat spanlede kan voorberei vir die spanvergadering om 'n effektiewe bydrae te lewer.
'N Algemene metode is om elke onderwerp as 'n vraag te posisioneer. Dit begin die denkproses vir u deelnemers en gee 'n aanmelding van die relatiwiteit daarvan vir die ontmoetingsdoel.
Elke onderwerp moet 'n eienaar en 'n bepaalde tyd hê om die onderwerp te behandel. Onderwerpseienaarskap bied aanspreeklikheid. 'N Tydsraamwerk hou die vergadering op skedule. Laai ons gratis vergaderingsagenda hier af: Aflaai Agenda vir konferensievergadering Aflaai
3. Identifiseer die lys van vereiste deelnemers
Die uitdaging kom voor, nie by die besluit oor wie om uit te nooi nie, maar wie nie. Slegs mense wat regtig by die vergadering moet wees, behoort op hierdie lys te wees.
As u u vergaderingsdoelwitte vasgestel en vergaderonderwerpe opgedra het, moet u 'n goeie basis hê om mee te werk om u lys van deelnemers te finaliseer. Met dit in gedagte, stel uself drie vrae by die oorweging van elke vergaderingdeelnemer. As u ja op een van die vrae antwoord, voeg hom of haar by die lys van agendapunte:
Moet hy/sy teenwoordig wees om die doel van die vergadering te bereik?
Het hy/sy waardevolle kennis of kundigheid wat die uitkoms kan beïnvloed?
Word hy/sy direk beïnvloed deur die eindresultaat van die doel?
As u onseker is, oorweeg dit om sy of haar bywoning opsioneel te maak. U kan altyd eerder 'n opsomming, opname of transkripsie na die vergadering stuur. Vergaderingsnotules van 'n notaboeker, nie altyd nodig nie.
Een van die grootste klagtes oor besigheidsvergaderings is dat dit tydmors is. Dit word makliker om vergaderings te bestuur as sinchronisasies ongeveer 30 minute bly. Wees respekvol vir u kollegas se tyd sonder om tyd te mors of resultate te verloor.
2. Laat 'n afdeling vir aksie-items en gesprekke buite die onderwerp aan die einde van u vergaderingsagenda
Opvolg is net so belangrik as die vergadering self. Onderaan die sjabloon vir die vergaderingsagenda is dit voordelig om 'n gedeelte op te neem waar deelnemers aantekeninge kan neem, aksie -items, besluite en wegneemetes kan dokumenteer. Deur hierdie afdeling te organiseer, word die gevolgtrekkings in die vergadering gemaak en kan deelnemers die proses wat daarna moet plaasvind, visualiseer.
Onverwagte onderwerpe kan tydens die vergadering opduik wat die fokus van die einddoelwit afwyk. Om betyds op koers te bly, "parkeer" die bespreking buite die onderwerp op die "Parkeerterrein", gewoonlik aan die einde van die agenda, om weer te besoek buite die vorige vergadering. 'N Ander algemene term hiervoor is' Kom ons neem dit vanlyn '.
1. Laaste, maar nie die minste nie, kyk na die besonderhede van die vergadering, soos tyd, plek en konferensielogistiek
Dit is veral belangrik as deelnemers op afstand aan u vergadering sal deelneem. Maak seker dat alle konferensiebesonderhede duidelik uiteengesit en korrek is, insluitend inbelnommers, toegangskode en enige skakels na u aanlyn vergaderkamer. Of maak 'n vergadering met FreeConference.com en die besonderhede van die konferensie word in alle uitnodigings en aanmanings gevul, saam met u vergaderingsagenda.
Probeer om die agenda ten minste 48 uur vooruit te stuur.
Vooraf kennisgewing bied aan die deelnemers die tyd om voor te berei vir die raadsvergadering en om te verseker dat daar geen konflik in hul skedule is nie.
Probeer om die agenda ten minste 48 uur vooruit te stuur.
Vooraf kennisgewing bied aan deelnemers die tyd om voor te berei vir die vergadering en om te verseker dat daar geen konflik in hul skedule is nie.
Hou 'n gratis konferensieoproep of videokonferensie, begin nou!
Hierdie webwerf gebruik koekies sodat ons u die beste gebruikerservaring kan bied. Koekie -inligting word in u blaaier gestoor en verrig funksies soos om u te herken wanneer u na ons webwerf terugkeer en ons span te help om te verstaan watter gedeeltes van die webwerf u die interessantste en bruikbaarste vind. Sien ons Privaatheidsbeleid vir meer inligting.
FreeConference.com verkoop nie (soos "verkoop" tradisioneel gedefinieer word) u persoonlike inligting nie.
Dit wil sê, ons gee nie u naam, e -posadres of ander persoonlik identifiseerbare inligting aan derde partye in ruil vir geld nie.
Onder die Kaliforniese wetgewing kan die deel van inligting vir advertensiedoeleindes egter as 'n 'verkoop' van 'persoonlike inligting' beskou word. As u ons webwerf binne die afgelope 12 maande besoek het en u advertensies gesien het, is persoonlike inligting oor u moontlik volgens die wet van Kalifornië aan ons advertensievennote “verkoop”. Inwoners van Kalifornië het die reg om die "verkoop" van persoonlike inligting te weier, en ons het dit vir almal maklik gemaak om die oordrag van inligting wat as 'n "verkoop" beskou kan word, te stop. Om dit te kan doen, moet u die opsporing van koekies in hierdie model deaktiveer.
Streng noodsaaklike koekies
Streng noodsaaklike koekie moet te alle tye geaktiveer word sodat ons u voorkeure vir koekie-instellings kan stoor.
As jy hierdie koekie deaktiveer, sal ons nie jou voorkeure kan stoor nie. Dit beteken dat elke keer as jy hierdie webwerf besoek, jy weer koekies moet aktiveer of deaktiveer.
Google Analytics
Hierdie webwerf gebruik Google Analytics om anonieme inligting te versamel, soos die aantal besoekers aan die webwerf en die gewildste bladsye.
As ons hierdie koekie inskakel, kan ons ons webwerf verbeter.
Aktiveer asseblief streng noodsaaklike koekies, sodat ons jou voorkeure kan stoor!
Bykomende koekies
Hierdie webwerf gebruik die volgende bykomende koekies:
Wet-On
Facebook
Zoom-inligting
Volledige storie
Aktiveer asseblief streng noodsaaklike koekies, sodat ons jou voorkeure kan stoor!